Prosedur Rekonsiliasi Tingkat UAKPA

Rekonsiliasi Eksternal Tingkat KPPN

(Antara UAKPA dan UAKBUN-D)

A. Latar Belakang Rekonsiliasi Eksternal

Rekonsiliasi merupakan proses pencocokan data transaksi keuangan yang diproses dengan beberapa sistem/subsistem yang berbeda berdasarkan dokumen sumber yang sama. Hal dilakukan sebelum Laporan Keuangan yang disusun oleh Satker (UAKPA) maupun KPPN (UAKBUN-D) disampaikan kepada unit akuntansi diatasnya. Rekonsiliasi penting dan wajib untuk dilaksanakan untuk menjamin keandalan informasi yang akan dituangkan / disajikan dalam laporan keuangan. Dengan dokumen sumber yang sama, pencatatan yang dilakukan oleh UAKPA (satker) dengan KPPN seharusnya sama. Namun dengan pencatatan manual di satker sangat memungkinkan terjadinya kesalahan perekaman atau tidak direkam pada aplikasi SAKPA/SAIBA. Kesalahan mungkin juga bisa terjadi pada sistem di KPPN (SiAP/Sistem Akuntansi Pemerintah) meskipun kemungkinannya kecil. Rekonsiliasi juga merupakan bentuk pengendalian intern dalam sistem akuntansi pemerintah untuk menghindari / meminimalisir kesalahan dalam penyusunan Laporan Keuangan Pemerintah Pusat (LKPP). Pelaksanaan rekonsiliasi berpedoman pada Peraturan Menteri Keuangan nomor : PMK-210/PMK.05/2013 perihal Pedoman Rekonsiliasi Dalam Rangka Penyusunan Laporan Keuangan Lingkup Bendahara Umum Negara dan Kementerian Negara/Lembaga.

Sampai dengan tahun anggaran 2014 proses rekonsiliasi tingkat KPPN (UAKPA dengan UAKBUN) dilaksanakan dengan satker datang ke KPPN mitra kerjanya dan menyerahkan ADK/ file kirim dari aplikasi SAKPA untuk kemudian di upload pada aplikasi Vera KPPN. Hasil rekonsiliasi yang sudah sama akan dituangkan dalam Berita Acara Rekonsiliasi yang ditandatangani oleh Pejabat Penanggungjawab rekonsiliasi satker atas nama KPA dan Kepala Seksi Verifikasi dan Akuntansi KPPN. Pada tahun anggaran 2015 prosedur rekonsiliasi masih sama namun aplikasi di satker berganti menjadi SAIBA seiring dengan pemberlakuan Standar Akuntansi Pemerintah berbasis akrual. Sedangkan di KPPN juga berubah menjadi Aplikasi Rekon Eksternal SPAN.

Pada tahun anggaran 2016 prosedur rekonsiliasi berubah setelah Direktorat Jenderal Perbendaharaan me-launching aplikasi rekonsiliasi eksternal terbaru yang berbasis web, yaitu aplikasi e-Rekon-LK yang dapat diakses melalui internet dengan alamat website www.e-rekon-lk.djpbn.kemenkeu.go.id.

 B. Kebijakan Rekonsiliasi

1. Waktu Pelaksanaan Rekonsiliasi dan Sanksi

Rekonsiliasi dilaksanakan setiap bulan dan paling lambat satker sudah harus melakukan rekonsiliasi pada tanggal 10 bulan berikutnya. Jika tanggal 10 bertepatan dengan hari libur / hari yang diliburkan maka paling lambat dilaksanakan pada hari kerja sebelumnya (PMK Nomor 210/PMK.05/2013 pasal 3 ayat (7) dan (8)). Kebijakan mengenai waktu pelaksanaan rekonsiliasi dapat berubah dalam kondisi tertentu dan akan diberitahukan kemudian oleh KPPN.

Satker yang terlambat melakukan rekonsiliasi akan dikenakan sanksi administratif berupa pengembalian SPM yang telah diajukan oleh UAKPA/satuan kerja. Pengembalian SPM dikecualikan terhadap SPM-LS Belanja Pegawai, SPM-LS kepada pihak ketiga, dan SPM Pengembalian. Satker yang dikenakan sanksi akan menerima Surat Pemberitahuan Pengenaan Sanksi (SP2S) dari KPPN. Pengenaan sanksi tidak menghilangkan kewajiban satker untuk melakukan rekonsiliasi. Jadi selama satker belum melakukan rekonsiliasi maka sanksi tetap akan berlaku (PMK Nomor 210/PMK.05/2013 pasal 11).

2. Transaksi yang Direkonsiliasi

Berdasarkan surat Direktur Akuntansi dan Pelaporan (APK) Ditjen Perbendaharaan nomor : S-4841/PB/2016 perihal Pelaksanaan Rekonsiliasi Eksternal Tingkat KPPN bulan Januari s.d. Mei 2016, transaksi yang direkonsiliasi oleh UAKPA dan UAKBUN-D melalui Aplikasi e-Rekon-LK meliputi :

    • Pagu,
    • Realisasi Belanja,
    • Realisasi Pengembalian Belanja,
    • Estimasi Pendapatan,
    • Realisasi PNBP,
    • Pengembalian Pendapatan (meliputi Pengembalian PNBP dan Pengembalian Pajak),
    • Mutasi Uang Persediaan,
    • Kas di Bendahara Pengeluaran,
    • Kas pada BLU, dan
    • Kas Lainnya di K/L dari Hibah.

3. Upload ADK dapat dilakukan berulangkali sampai dengan data yang benar/valid (dengan memperhatikan batas akhir rekonsiliasi). Tanggal rekonsiliasi yang diakui pada proses rekonsiliasi dengan e-Rekon-LK adalah tanggal pertama kali upload

4. Ketentuan mengenai penerbitan Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) :

    • BAR diterbitkan jika data SAI (Sistem Akuntansi Instansi/satker) dan SiAP (SPAN/KPPN) sudah sama.
    • Jika perbedaan diakibatkan kesalahan dan/atau permasalahan pada SiAP (SPAN) atau Aplikasi e-Rekon-LK maka BAR diterbitkan dengan penjelasan yang memadai mengenai perbedaan tersebut.
    • Jika perbedaan diakibatkan kesalahan pada SAI maka dilakukan perbaikan data SAIBA oleh satker dan dilakukan upload ulang. BAR diterbitkan jika kesalahan sudah diperbaiki/data sama.
    • Apabila ada transaksi yang tidak diakui oleh satker, maka KPA membuat Surat Pernyataan sesuai format yang sudah ditentukan. Berdasarkan Surat Pernyataan tersebut, BAR diterbitkan dengan menjelaskan perbedaan tersebut secara memadai.

5. Dikecualikan dari rekonsiliasi menggunakan e-Rekon-LK adalah transaksi penerimaan PNBP yang jumlahnya sangat banyak dan dibukukan secara terpusat oleh satu satker tertentu serta pada satker yang memiliki sistem dan terhubung secara online dengan Simponi (Sistem Informasi PNBP Online), antara lain :

    • Pendapatan perpajakan pada Ditjen Pajak dan Bea Cukai Kementerian Keuangan;
    • Akun 423214 dan 423226 pada Ditjen AHU KemenkumHAM;
    • Akun 423219 dan 423511 pada Kantor Pusat BPN;
    • Akun 423217 pada Ditjen Bimas Islam Kementerian Agama;
    • Akun 421411 dan 421421 pada Biro Keuangan Setjen Kementerian LH dan Kehutanan.

6. Karena sudah menggunakan single database, satker tidak perlu lagi melakukan pengiriman ADK SAIBA ke tingkat wilayah, eselon 1 atau Kementerian/Lembaga, dan tidak ada lagi SAIBA selain tingkat satker. Sehingga data yang di upload oleh satker akan dikompilasi menjadi data Laporan Keuangan tingkat wilayah, eselon 1, dan Kementerian/Lembaga. Oleh karena itu operator di tingkat UAKPA harus cermat dan teliti dalam melakukan perekaman data pada SAIBA.

prosedurrekon1

C. Prosedur Pelaksanaan Rekonsiliasi dengan e-Rekon-LK

Pada tahun 2016 proses rekonsiliasi sangat berbeda dibandingkan proses rekonsiliasi tahun sebelumnya. Berdasarkan surat Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor : S-4841/PB/2016 tanggal 14 Juni 2016 hal Pelaksanaan Rekonsiliasi Eksternal Tingkat KPPN bulan Januari s.d. Mei 2016, proses rekonsiliasi dilaksanakan secara mandiri dan online dengan menggunakan Aplikasi e-Rekon-LK yang berbasis web dan dapat diakses melalui internet pada alamat website : www.e-rekon-lk.djpbn.kemenkeu.go.id. Tampilan homepage e-Rekon-LK sebagai berikut :

prosedurrekon2

Prosedur dalam pelaksanaan rekonsiliasi secara online adalah sebagai berikut :

  1. Satker menghubungi KPPN (FO Seksi Verifikasi dan Akuntansi) untuk mendapatkan username dan password Aplikasi e-Rekon-LK.
  2. Setelah mendapatkan username dan password, satker segera melengkapi identitas user operator dan KPA pada Aplikasi e-Rekon-LK meliputi Nama, NIP, Jabatan, Alamat, Telepon, dan e-Mail. Password dapat dirubah oleh user sesuai yang dikehendaki. Apabila user lupa dengan password, maka dapat meminta KPPN untuk melakukan reset password.
  3. Operator SAIBA satker mengunggah ADK dari aplikasi SAIBA versi terbaru ke Aplikasi e-Rekon-LK melalui menu upload>rekonsiliasi kemudian pilih periode rekonsiliasi dan pilih file yang akan diupload dengan mengklik tombol browse file. ADK yang diunggah berupa ADK kumulatif sampai dengan bulan berkenaan dan berformat zip. (contoh SPAN_KD015085287850716K.zip).
  4. Setelah upload ADK, tunggu hingga kolom status menampilkan status <Menunggu Persetujuan BAR>. Jika status masih <upload> atau <proses rekon (SAI Bawah)> berarti proses rekonsiliasi masih berlangsung pada sistem.
  5. Setelah status rekon berubah menjadi <Menunggu Persetujuan BAR>, operator satker dan KPPN men-download file hasil rekon berformat excel dengan meng-klik tombol menu warna hijau (contoh file : 160500_528785_excel.xls).
  6. Buka file dan analisa hasil rekon tersebut. Data yang ditampilkan hanya data yang beda.
    • Pada sheet excel Rekap SEMUA akan menampilkan nilai total masing2 transaksi. Pastikan tidak ada selisih pada masing-masing transaksi.
    • Jika tidak ada selisih, kemudian cek pada transaksi Pagu Belanja, Belanja, dan Pengembalian Belanja untuk menganalisa perbedaan yang ada. Jika kesalahan ada pada SAI/satker, maka perlu dilakukan perbaikan transaksi pada SAIBA (kemungkinan salah rekam nilai, belum direkam, salah tulis nomor/tanggal SP2D dll).
    • Perbedaan detail (selain nilai) pada selain ketiga transaksi tersebut dapat diabaikan, namun harus dilakukan perbaikan pada periode rekonsiliasi berikutnya.
    • Jika sudah diperbaiki, segera upload lagi ADK rekonsiliasi ke Aplikasi e-Rekon-LK.
  1. Jika data sudah sama, maka operator KPPN akan melakukan persetujuan/ approve
  2. Setelah disetujui oleh KPPN, maka status rekonsiliasi akan berubah menjadi <Menunggu ttd KPA>.
  3. Selanjutnya KPA akan melakukan penandatanganan BAR secara elektronis dengan menekan tombol hijau (pada user KPA). KPA dapat melihat hasil rekon (dengan download file) sebelum menandatangani BAR. Pastikan data KPA sudah diisi sebelum melakukan penandatanganan agar nama KPA, NIP dan Jabatan di BAR tidak kosong.
  4. Status rekonsiliasi akan berubah menjadi <Menunggu ttd Kasi Vera>, dan akan ditandatangani juga secara elektronis oleh Kasi Vera KPPN.
  5. BAR yang sudah ditandatangani Kasi Vera KPPN maka akan memunculkan status <BAR Siap Download>, yang berarti proses rekonsiliasi di Aplikasi e-Rekon-LK sudah selesai.
  6. BAR yang diproses dengan Aplikasi e-Rekon-LK tidak perlu lagi dibubuhi tandatangan basah maupun cap dinas oleh satker dan KPPN.
  7. Operator satker mendownload BAR beserta rincian hasil rekon dengan menekan tombol menu bergambar printer (warna biru tua), download di menu <Download (ZIP)> dan <Cetak BAR>.
  8. Satker menyampaikan BAR dan rincian BAR ke KPPN dengan dilampiri :
  • Laporan keuangan bulanan/semesteran/tahunan yang dicetak dari Aplikasi SAIBA dan sudah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, meliputi :
    • Laporan Realisasi Anggaran (LRA Face, LRA Belanja, LRA Pengembalian Belanja, LRA Pendapatan, dan LRA Pengembalian Pendapatan),
    • Neraca sesuai periode rekonsiliasi (bulanan/semesteran/tahunan),
    • Laporan Operasional sesuai periode rekonsiliasi (bulanan/semesteran/tahunan),
    • Laporan Perubahan Ekuitas sesuai periode rekonsiliasi (bulanan/semesteran/tahunan),
    • Neraca Percobaan Kas dan Akrual sesuai periode rekonsiliasi (bulanan/semesteran/tahunan),
    • Neraca Percobaan Saldo Awal (per 1 Januari).
  • Copy Laporan Pertanggungjawaban (LPj) Bendahara bulan berkenaan.
  1. KPPN membandingkan laporan keuangan yang disampaikan oleh satker (dari SAIBA) dengan laporan keuangan yang dicetak dari Aplikasi e-Rekon-LK. Jika ada perbedaan, KPPN menghubungi satker untuk melakukan perbaikan/upload ulang jika data di SAIBA yang valid, atau menyampaikan lagi laporan keuangan dari SAIBA jika data e-Rekon-LK yang valid.
  2. Alur Proses Rekonsiliasi digambarkan sebagai berikut :

prosedurrekon3